Política de tratamiento de datos personales

La presente política se ha elaborado conforme a las leyes colombianas de protección de datos y como resultado del compromiso que Open Systems Colombia S.A.S., en adelante Open, tiene sobre el tratamiento de datos de personas naturales, con el fin de garantizar los derechos a los titulares de éstos, los procedimientos para ejercer estos derechos y dar a conocer el tratamiento que se dará a su información.

Open es el responsable del tratamiento de los datos que recopila, y esta domiciliada en la ciudad de Cali-Valle del Cauca en la Carrera 103 No. 16 – 20 con teléfono (57-2) 331 99 99 y correo electrónico informacionopen@openintl.com y ha dispuesto al área de Mercadeo, con correo electrónico informacionopen@openintl.com como canal de comunicación relacionada a la atención de peticiones, quejas, reclamos, consultas y en general donde el titular puede comunicarse y ejercer todos sus derechos de ley enmarcados en esta política.

Definiciones

Para efectos de esta política, las expresiones siguientes tienen su correspondiente significado de acuerdo a la ley que la establece:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible: es aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como datos relativos a la salud y a la vida sexual.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento y finalidad

Open, en el desarrollo de su objeto social recolecta y les da tratamiento a datos personales en forma física o electrónica y acogida a los principios básicos enmarcados en la ley como legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad, confidencialidad y a la finalidad que a continuación se describe:

Gestionar la información requerida para el cumplimiento de las obligaciones laborales, contables, tributarias, legales y corporativas de Open.
Cumplir las relaciones contractuales existentes con proveedores, clientes y empleados.
Dar a conocer sus nuevos productos, actualizaciones y mejoras.
Gestión y administración de comunicaciones para con los empleados.
Envío de actualizaciones de autorizaciones y políticas de tratamiento de datos.

Derechos de los titulares

De acuerdo a la ley, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable, a excepción de que la ley así no lo requiera.
Ser informado por parte del responsable o del encargado del tratamiento, con previa solicitud, respecto al uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley que enmarca esta política.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios y derechos legales. Esto procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley.
Acceder en forma gratuita y sencilla para consultar los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por lo menos una vez al mes calendario.

Existen casos en los cuales no es necesaria la autorización del tratamiento de datos por parte del titular como: información requerida por una entidad pública en pro de sus funciones legales, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizado por ley. De todas formas quien acceda a estos datos sin mediar autorización previa deberá cumplir las disposiciones de ley.

Sobre los datos sensibles se prohíbe el tratamiento de éstos, excepto cuando el titular haya dado autorización explícita a dicho tratamiento o en los casos que por ley no sea requerida la autorización.

Sobre los niños y niñas está prohibido el tratamiento de datos personales, salvo datos de naturaleza pública, en el tratamiento de estos se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares

Consultas de datos:

El canal de comunicación será mediante comunicación al correo electrónico informacionopen@openintl.com dirigida al área de Mercadeo.
Estos medios y procedimientos para cumplir los derechos sobre los datos personales del titular, estarán a disposición del titular, sus causahabientes o sus representantes legales según lo prescribe la ley.
La consulta debe contener: nombre completo, documento de identidad del titular, datos de contacto como dirección, correo electrónico y de identificación en general de quien hace las veces de solicitante (ya sea el titular o su representante legal) quien deberá acreditar su identidad y donde se pueda comunicar en el futuro con el fin de gestionar la respectiva respuesta.
Open recopilará toda la información consultada y dará respuesta al interesado.
La consulta se atenderá en el plazo máximo de diez días hábiles a partir de recibida. En el caso de que no fuere posible atender dicha consulta dentro de este periodo, se informará al solicitante el motivo por el que se encuentra en trámite y la fecha en que la atenderá, la cual no podrá superar los cinco días hábiles siguientes a este primer período.

Reclamos sobre datos:

El canal de comunicación será mediante comunicación al correo electrónico informacionopen@openintl.com dirigida al área de Mercadeo.
Estos medios y procedimientos para cumplir los derechos sobre los datos personales del titular, estarán a disposición del titular, sus causahabientes o sus representantes legales según lo prescribe la ley.
El reclamo debe contener: nombre completo, documento de identidad del titular, datos de contacto como dirección, correo electrónico y de identificación en general de quien hace las veces de solicitante (ya sea el titular o su representante legal) quien deberá acreditar su identidad y donde se pueda comunicar en el futuro en pro de gestionar la respectiva respuesta, y una descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, junto con los documentos que se quieren hacer valer.
En caso de que el reclamo no cuente con la información necesaria para poder proceder, se requerirá la información necesaria dentro de los cinco días siguientes a la recepción del reclamo, si el solicitante no presenta esta información dentro de los 2 meses siguientes a la fecha del requerimiento, se asumirá que el solicitante ha desistido.
En caso de que quien reciba el reclamo no es competente para gestionarlo, lo trasladará al área competente en un término máximo de dos días hábiles y le informará al interesado de esto.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá una leyenda “reclamo en trámite” en la base de datos y el motivo del mismo en un término no mayor a dos días hábiles, esta leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
En el caso de los reclamos, el tiempo máximo de atención será de quince días hábiles contados a partir del día siguiente de recibido del mismo. Cuando no fuere posible atenderlo en este tiempo, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en se atenderá, la cual no podrá superar los ocho días hábiles siguientes a este primer período.

Vigencia

La presente política entra en vigencia o se actualiza el 02 de enero de 2014 y estará vigente durante el tiempo que Open desarrolle su objeto social, en caso tal de que esta sufra cambios referentes a la identificación del responsable o a la finalidad del tratamiento de los datos, estos se comunicarán a los titulares de los datos personales a más tardar al momento de implementarlos y si los cambios se refieren a la finalidad, se solicitará nuevamente la autorización del tratamiento.
Los datos personales permanecerán durante el tiempo necesario y en la medida que la finalidad del tratamiento lo justifique.

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