¿De qué región desea ver la información?
contenido LATAM
Política de privacidad y tratamiento de datos personales
La presente política se ha elaborado conforme a las leyes colombianas de protección de datos y como resultado del compromiso que Open Intelligence S.A.S., en adelante Open, tiene sobre el tratamiento de datos de personas naturales, con el fin de garantizar los derechos a los titulares de éstos, los procedimientos para ejercer estos derechos y dar a conocer el tratamiento que se dará a su información.
Open es el responsable del tratamiento de los datos que recopila, y esta domiciliada en la ciudad de Cali-Valle del Cauca en la Carrera 103 No. 16 – 20 con teléfono (57-2) 331 99 99 y correo electrónico [email protected] y ha dispuesto al área de Mercadeo, con correo electrónico [email protected] como canal de comunicación relacionada a la atención de peticiones, quejas, reclamos, consultas y en general donde el titular puede comunicarse y ejercer todos sus derechos de ley enmarcados en esta política.
Definiciones
Para efectos de esta política, las expresiones siguientes tienen su correspondiente significado de acuerdo a la ley que la establece:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: es aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como datos relativos a la salud y a la vida sexual.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento y finalidad
Open, en el desarrollo de su objeto social recolecta y les da tratamiento a datos personales en forma física o electrónica y acogida a los principios básicos enmarcados en la ley como legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad, confidencialidad y a la finalidad que a continuación se describe:
- Gestionar la información requerida para el cumplimiento de las obligaciones laborales, contables, tributarias, legales y corporativas de Open.
- Cumplir las relaciones contractuales existentes con proveedores, clientes y empleados.
- Dar a conocer sus nuevos productos, actualizaciones y mejoras.
- Gestión y administración de comunicaciones para con los empleados.
- Envío de actualizaciones de autorizaciones y políticas de tratamiento de datos.
Derechos de los titulares
De acuerdo a la ley, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable, a excepción de que la ley así no lo requiera.
- Ser informado por parte del responsable o del encargado del tratamiento, con previa solicitud, respecto al uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley que enmarca esta política.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios y derechos legales. Esto procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley.
- Acceder en forma gratuita y sencilla para consultar los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por lo menos una vez al mes calendario.
Existen casos en los cuales no es necesaria la autorización del tratamiento de datos por parte del titular como: información requerida por una entidad pública en pro de sus funciones legales, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizado por ley. De todas formas quien acceda a estos datos sin mediar autorización previa deberá cumplir las disposiciones de ley.
Sobre los datos sensibles se prohíbe el tratamiento de éstos, excepto cuando el titular haya dado autorización explícita a dicho tratamiento o en los casos que por ley no sea requerida la autorización.
Sobre los niños y niñas está prohibido el tratamiento de datos personales, salvo datos de naturaleza pública, en el tratamiento de estos se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares
Consultas de datos:
- El canal de comunicación será mediante comunicación al correo electrónico [email protected] dirigida al área de Mercadeo.
- Estos medios y procedimientos para cumplir los derechos sobre los datos personales del titular, estarán a disposición del titular, sus causahabientes o sus representantes legales según lo prescribe la ley.
- La consulta debe contener: nombre completo, documento de identidad del titular, datos de contacto como dirección, correo electrónico y de identificación en general de quien hace las veces de solicitante (ya sea el titular o su representante legal) quien deberá acreditar su identidad y donde se pueda comunicar en el futuro con el fin de gestionar la respectiva respuesta.
- Open recopilará toda la información consultada y dará respuesta al interesado.
- La consulta se atenderá en el plazo máximo de diez días hábiles a partir de recibida. En el caso de que no fuere posible atender dicha consulta dentro de este periodo, se informará al solicitante el motivo por el que se encuentra en trámite y la fecha en que la atenderá, la cual no podrá superar los cinco días hábiles siguientes a este primer período.
Reclamos sobre datos:
- El canal de comunicación será mediante comunicación al correo electrónico [email protected] dirigida al área de Mercadeo.
- Estos medios y procedimientos para cumplir los derechos sobre los datos personales del titular, estarán a disposición del titular, sus causahabientes o sus representantes legales según lo prescribe la ley.
- El reclamo debe contener: nombre completo, documento de identidad del titular, datos de contacto como dirección, correo electrónico y de identificación en general de quien hace las veces de solicitante (ya sea el titular o su representante legal) quien deberá acreditar su identidad y donde se pueda comunicar en el futuro en pro de gestionar la respectiva respuesta, y una descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, junto con los documentos que se quieren hacer valer.
- En caso de que el reclamo no cuente con la información necesaria para poder proceder, se requerirá la información necesaria dentro de los cinco días siguientes a la recepción del reclamo, si el solicitante no presenta esta información dentro de los 2 meses siguientes a la fecha del requerimiento, se asumirá que el solicitante ha desistido.
- En caso de que quien reciba el reclamo no es competente para gestionarlo, lo trasladará al área competente en un término máximo de dos días hábiles y le informará al interesado de esto.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá una leyenda “reclamo en trámite” en la base de datos y el motivo del mismo en un término no mayor a dos días hábiles, esta leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
- En el caso de los reclamos, el tiempo máximo de atención será de quince días hábiles contados a partir del día siguiente de recibido del mismo. Cuando no fuere posible atenderlo en este tiempo, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en se atenderá, la cual no podrá superar los ocho días hábiles siguientes a este primer período.
Vigencia
La presente política entra en vigencia o se actualiza el 02 de enero de 2014 y estará vigente durante el tiempo que Open desarrolle su objeto social, en caso tal de que esta sufra cambios referentes a la identificación del responsable o a la finalidad del tratamiento de los datos, estos se comunicarán a los titulares de los datos personales a más tardar al momento de implementarlos y si los cambios se refieren a la finalidad, se solicitará nuevamente la autorización del tratamiento.
Los datos personales permanecerán durante el tiempo necesario y en la medida que la finalidad del tratamiento lo justifique.
contenido ECUADOR
Política de privacidad – ECUADOR
Introducción
Esta política tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de la protección de datos personales de todos los titulares que interactúan con OPEN INTELLIGENCE CIA. LTDA. (en adelante “Open”), como clientes, colaboradores, proveedores y demás grupos de interés. Open se compromete a gestionar los datos con la mayor transparencia, implementando medidas técnicas, administrativas, organizativas y legales conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su Reglamento.
Esta política tiene como objetivo informar a los titulares de los datos personales sobre cómo recolectamos, usamos, almacenamos, protegemos y compartimos su información.
Responsable del Tratamiento
|
Responsable del tratamiento de datos personales: |
OPEN INTELLIGENCE CIA. LTDA. |
|
RUC: |
1792229162001 |
|
Dirección: |
Av. Portugal E10-77 y República de El Salvador, Edificio Ambar, piso 8, Oficina 802 T. |
|
Teléfono |
(593-2) 3325773 / 3325804 |
|
Correo electrónico: |
|
|
Página web: |
Open es responsable de la recolección, uso y protección de sus datos personales.
Legitimación para el tratamiento de sus datos
En tratamiento de datos personales realizado por Open se legitima en:
- Consentimiento del titular o su representante: tratamientos específicos que requieren su autorización expresa.
- Cumplimiento de una obligación legal: recolección y tratamiento de datos exigidos para el cumplimiento de normativas legales aplicables a su actividad, incluyendo aquellas relacionadas con la seguridad de la información, protección de datos y cumplimiento de regulaciones sectoriales.
- Por orden judicial: cuando el tratamiento sea ordenado por unaautoridad judicial competente en el marco de un proceso legal.
- Ejecución de un contrato: cumplimiento de obligaciones contractuales con clientes, colaboradores y proveedores.
- Protección de intereses vitales: situaciones de emergencia médica donde el tratamiento de datos sea necesario para proteger la vida o salud del titular.
- Tratamiento de datos personales que consten en bases de datos de acceso público.
- Interés legítimo: Open puede tratar datos personales para fines históricos, de marketing directo, para la gestión de videovigilancia o actividades administrativas que no vulneren derechos fundamentales.
En todos los casos, los datos personales que el titular de la información proporcione a Open sólo podrán ser utilizados para los fines expuestos a continuación, de acuerdo con los principios de: juridicidad, lealtad, transparencia, finalidad, minimización de datos, proporcionalidad del tratamiento, confidencialidad, calidad y exactitud, conservación, seguridad de datos personales y responsabilidad proactiva, recogidos en la LOPDP.
Finalidad del Tratamiento
Para poder cumplir con el objeto social de Open, requerimos tratar datos personales de clientes, trabajadores, proveedores, candidatos a vacantes y cualquier otra persona relacionada directa o indirectamente con nuestras actividades. Este tratamiento podrá ser automatizado, manual o mixto, y se realizará bajo los principios establecidos por la LOPDP.
Dependiendo de su relación con Open, sus datos personales serán utilizados para las siguientes finalidades:
- Gestión comercial:
- Ofrecer a potenciales clientes soluciones de software especializado para empresas de servicios públicos y el sector de telecomunicaciones.
- Dar a conocer a nuestros clientes promociones, descuentos y publicidad sobre nuevos productos, actualizaciones y mejoras en la solución de software.
- Gestionar los procesos de pago de los valores referentes a la prestación del servicio, así como la correspondiente gestión de cobranza.
- Gestionar la atención al cliente a través de cualquier canal autorizado, incluyendo herramientas, dispositivos y/o aplicaciones que Open ponga a disposición de este, para la gestión y venta de sus productos y servicios, así como el seguimiento postventa.
- Conservar registros históricos para mantener contacto comercial.
- Gestión laboral y administrativa:
- Cumplir las relaciones contractuales existentes con proveedores, clientes y empleados.
- Gestionar y administrar comunicaciones para empleados.
- Gestionar lo relacionado a talento humano para asegurar la selección, contratación, cumplimiento de obligaciones laborales, gestión de nómina, beneficios y servicios, evaluaciones de desempeño, salud ocupacional, capacitaciones, manejo de indicadores, estadísticas y registros históricos.
- Realizar la calificación y gestión de proveedores y contratistas para la adquisición de bienes y servicios, pago a proveedores, así como conservar registros históricos para mantener a futuro contacto comercial.
- Cumplimiento normativo, legal y regulatorio:
- Los datos recabados permiten llevar a cabo de forma efectiva la ejecución de contratos laborales o de prestación de bienes o servicios dados a Open a través del titular o viceversa.
- Gestionar la información requerida para el cumplimiento de obligaciones laborales, contables, tributarias, legales y corporativas de Open.
- Enviar actualizaciones de autorizaciones y políticas de tratamiento de datos.
- Realizar el tratamiento de datos personales para la gestión de comunicaciones relacionadas con la administración corporativa de la empresa, incluyendo la convocatoria y desarrollo de juntas de accionistas y directorios, la gestión de pagos de dividendos, así como el control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar relacionadas.
- Atención a consultas, solicitudes, quejas y reclamos: dar respuesta a solicitudes relacionadas con información o derechos sobre datos personales.
- Actividades de publicidad y promoción: Open podrá publicar fotografías, imágenes y videos de sus colaboradores, clientes o proveedores en medios de comunicación como televisión, web, revistas, folletos y materiales promocionales en general, que sean publicados o auspiciados por esta entidad, siempre que no se vulnere el derecho del titular.
- Seguridad física y sistema de videovigilancia: supervisar y controlar el acceso a las instalaciones mediante videovigilancia para precautelar la seguridad de las personas, los bienes y la prevención de delitos.
- Archivo y almacenamiento físico y digital de información: realizar el registro y organización de datos personales en sistemas de gestión documental y bases de datos, tanto físicas como digitales.
Categoría y procedencia de los datos
Open podrá recopilar y tratar las siguientes categorías de datos personales, los cuales son proporcionados, principalmente, por el titular:
- Datos de identificación y contacto: nombres, apellidos, número de identificación (cédula o pasaporte), fecha de nacimiento, dirección, teléfono, estado civil, correo electrónico.
- Datos laborales: historial laboral, dirección domiciliaria, datos de contacto, cargas familiares, referencias, contactos de emergencia, información sobre formación académica y profesional y detalles del contrato laboral, información médica relevante.
- Datos financieros: información bancaria para facturación y pagos.
Los datos personales pueden ser entregados a Open sea por parte del titular o su representante legal, su contacto de emergencia o a través de instituciones públicas o privadas que cuenten con la debida autorización del titular.
Open ha implementado medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales y especialmente aquellos considerados como sensibles.
Open no recopila ni trata datos personales de niños, niñas y adolescentes. Nuestros servicios están dirigidos exclusivamente a personas mayores de edad. En caso de que Open detecte que ha recibido información de un menor sin el consentimiento verificable de su representante legal, procederemos a eliminar dichos datos de manera inmediata conforme a lo dispuesto en la LOPDP.
Datos personales entregados con errores o inexactos
Es responsabilidad del titular proporcionar datos veraces, actualizados y completos. En caso de que Open detecte que los datos suministrados son erróneos, inexactos o incompletos, se podrán adoptar las siguientes medidas:
- Solicitar la corrección o actualización de la información antes de continuar con el tratamiento de datos.
- Suspender temporalmente el acceso a ciertos servicios hasta que la información sea corregida.
- En casos graves, dar por terminada la relación contractual o eliminar el registro del usuario, conforme a la normativa vigente.
Si el titular detecta que ha proporcionado datos incorrectos, puede ejercer su derecho de rectificación conforme a lo establecido en esta política
Plazos de conservación
Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión y esto proceda y mientras sean necesarios para cumplir la finalidad para la que se recabaron, así como para determinar las posibles responsabilidades que se pudieran derivar de dicha finalidad y del tratamiento de los datos.
Después de este lapso los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados, de acuerdo con los lineamientos de nuestra política de conservación de datos.
En cualquier caso, los datos podrán ser conservados con fines de archivo de interés público, fines históricos o estadísticos.
Proceso de protección de datos
Para garantizar la protección de sus datos personales, Open aplica medidas técnicas y organizativas, tales como:
- Cifrado y anonimización de datos.
- Control de accesos físicos y lógicos.
- Monitoreo y auditorías periódicas.
- Protocolos de respuesta ante incidentes de seguridad.
- Capacitación continua al personal.
Derechos de los interesados
Le informamos que de acuerdo con la legislación vigente usted puede ejercer su derecho a la información, al acceso, rectificación y actualización, eliminación y oposición, así como el derecho de limitación o suspensión del tratamiento, el derecho a la portabilidad de sus datos, derecho a no ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas; y el derecho a revocar su consentimiento en el tratamiento de sus datos, lo cual no afectará el uso o procesamiento de los datos realizado hasta el momento.
Procedimiento a realizar para ejercer sus derechos
- Usted debe dirigir su petición al correo electrónico [email protected] para lo cual deberá acreditar su identidad mediante el envío de una copia de cédula de ciudadanía o equivalente.
- Los medios y procedimientos para el ejercicio de los derechos del titular sobre sus datos personales estarán disponibles para el titular, sus causahabientes o sus representantes legales, conforme a lo establecido en la ley.
- La consulta deberá incluir el nombre completo del titular, su documento de identidad y sus datos de contacto, como dirección y correo electrónico. En caso de ser presentada por un representante legal, este deberá identificarse y acreditar su representación. Asimismo, se deberá proporcionar un medio de contacto válido para recibir la respuesta correspondiente.
- Open recopilará toda la información consultada y dará respuesta al interesado.
- La consulta se atenderá en el plazo máximo de quince días, a partir de su recepción. En el caso que no fuere posible atender dicha consulta dentro de este periodo, se informará al solicitante el motivo por el que se encuentra en trámite y la fecha en que la atenderá, la cual no podrá superar los cinco días hábiles siguientes a este primer período.
Además, los titulares podrán presentar una reclamación ante la Superintendencia de Protección de Datos cuando consideren que sus derechos han sido vulnerados por Open.
El Responsable del Tratamiento se reserva el derecho de seguir tratando sus datos personales en los siguientes casos:
- Si no es el titular de los datos personales o su representante legal no se encuentre debidamente acreditado;
- Cuando sus datos personales son necesarios para el cumplimiento de una obligación legal o contractual;
- Cuando sus datos personales son necesarios para el cumplimiento de una orden judicial, resolución o mandato motivado de autoridad competente;
- Cuando sus datos personales son necesarios para la formulación, ejercicio o defensa de reclamos o recursos;
- Cuando se pueda causar perjuicios a derechos o afectación a intereses legítimos de terceros;
- Cuando se pueda obstaculizar actuaciones judiciales o administrativas en curso, debidamente notificadas;
- Cuando sus datos personales son necesarios para ejercer el derecho a la libertad de expresión y opinión; y
- En los casos en los que medie el interés público, sujeto al cumplimiento de principios y estándares aplicables.
Destinatarios potenciales de sus datos personales
Sus datos personales no serán compartidos con terceros sin su consentimiento previo, excepto cuando sea necesario para cumplir con una obligación legal o gestionar la relación precontractual o contractual con Usted.
Podrán comunicarse sus datos a las siguientes categorías de destinatarios (se mencionan a modo meramente enunciativo, sin carácter limitativo), dependiendo de las necesidades operativas y administrativas de Open:
- Entidades de control: autoridades regulatorias y gubernamentales, según sea requerido por la normativa vigente.
- Colaboradores y proveedores: empresas o profesionales que ofrecen servicios o productos a Open, como soporte técnico, mantenimiento o capacitación.
- Entidades financieras y aseguradoras: para la gestión de pagos, cobros y seguros.
- Centros médicos y hospitalarios:cuando sea necesario para el tratamiento médico o coordinación de servicios relacionados con la salud.
- Proveedores de tecnología: empresas que administran sistemas de software y almacenamiento utilizados por Open.
- Organizadores de eventos: en casos de participación en actividades de formación o promocionales organizadas por Open.
Los destinatarios que actúen como encargados del tratamiento estarán obligados, mediante un acuerdo formal, a:
- Mantener la confidencialidad de los datos.
- Garantizar que los datos no sean utilizados para fines distintos a los establecidos.
- Implementar medidas de seguridad para proteger la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.
Transferencia o comunicación de datos a nivel nacional o internacional
Open podrá transferir datos personales tanto a nivel nacional como internacional a entidades con las que mantenga convenios o contratos, con el objetivo de brindar adecuadamente los servicios ofrecidos y gestionar procesos administrativos, operativos, comerciales, de cobranza, relaciones con proveedores y gestión de talento humano.
En el caso de transferencias internacionales estas se realizarán únicamente a países o entidades que cumplan con los estándares de protección de datos exigidos por la LOPDP. Actualmente, no se prevén transferencias internacionales a entidades que no cumplan dichos estándares.
Todas las comunicaciones o transferencias de datos se realizan bajo estrictas medidas de seguridad para evitar brechas en la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Política de cookies
Nuestro sitio web utiliza cookies para mejorar su experiencia. Las cookies nos ayudan a entender qué páginas son más útiles y cómo podemos mejorar el servicio. Usted puede elegir aceptar o rechazar las cookies en su navegador.
Dado que Open no puede controlar siempre los contenidos introducidos por los terceros en sus sitios web, esta no asume ningún tipo de responsabilidad respecto a dichos contenidos. Dichos sitios están sujetos a sus propias políticas de privacidad por lo cual es recomendable que los consulte para confirmar que usted está de acuerdo con estas.
Notificaciones cuando existan cambios
Podemos actualizar esta política, por lo que si hacemos cambios en cómo manejamos sus datos, actualizaremos este documento, por lo que le recomendamos revisarlo periódicamente en nuestro sitio web.
Contacto para consultas sobre la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales de Open
Puede contactarse al correo electrónico [email protected], como el canal de comunicación relacionado a la atención de peticiones, quejas, reclamos, consultas y en general donde el titular puede comunicarse y ejercer todos sus derechos de ley enmarcados en esta política.
Fecha de la última actualización: 10 de marzo de 2025
