Pol铆ticas de privacidad

Pol铆tica de tratamiento de datos personales

La presente pol铆tica se ha elaborado conforme a las leyes colombianas de protecci贸n de datos y como resultado del compromiso que Open Systems Colombia S.A.S., en adelante Open, tiene sobre el tratamiento de datos de personas naturales, con el fin de garantizar los derechos a los titulares de 茅stos, los procedimientos para ejercer estos derechos y dar a conocer el tratamiento que se dar谩 a su informaci贸n.

Open es el responsable del tratamiento de los datos que recopila, y esta domiciliada en la ciudad de Cali-Valle del Cauca en la Carrera 103 No. 16 – 20 con tel茅fono (57-2) 331 99 99 y correo electr贸nico informacionopen@openintl.com y ha dispuesto al 谩rea de Mercadeo, con correo electr贸nico informacionopen@openintl.com como canal de comunicaci贸n relacionada a la atenci贸n de peticiones, quejas, reclamos, consultas y en general donde el titular puede comunicarse y ejercer todos sus derechos de ley enmarcados en esta pol铆tica.

Definiciones

Para efectos de esta pol铆tica, las expresiones siguientes tienen su correspondiente significado de acuerdo a la ley que la establece:

Autorizaci贸n: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier informaci贸n vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible: es aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminaci贸n, tales como aquellos que revelen el origen racial o 茅tnico, la orientaci贸n pol铆tica, las convicciones religiosas o filos贸ficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido pol铆tico, as铆 como datos relativos a la salud y a la vida sexual.

Dato p煤blico: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos p煤blicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesi贸n u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor p煤blico.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que por s铆 misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que por s铆 misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operaci贸n o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolecci贸n, almacenamiento, uso, circulaci贸n o supresi贸n.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, env铆a la informaci贸n o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del pa铆s.

Transmisi贸n: Tratamiento de datos personales que implica la comunicaci贸n de los mismos dentro o fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realizaci贸n de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.


Tratamiento y finalidad

Open, en el desarrollo de su objeto social recolecta y les da tratamiento a datos personales en forma f铆sica o electr贸nica y acogida a los principios b谩sicos enmarcados en la ley como legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad, confidencialidad y a la finalidad que a continuaci贸n se describe:

  • Gestionar la informaci贸n requerida para el cumplimiento de las obligaciones laborales, contables, tributarias, legales y corporativas de Open.
  • Cumplir las relaciones contractuales existentes con proveedores, clientes y empleados.
  • Dar a conocer sus nuevos productos, actualizaciones y mejoras.
  • Gesti贸n y administraci贸n de comunicaciones para con los empleados.
  • Env铆o de actualizaciones de autorizaciones y pol铆ticas de tratamiento de datos.

Derechos de los titulares

De acuerdo a la ley, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorizaci贸n otorgada al responsable, a excepci贸n de que la ley as铆 no lo requiera.
  • Ser informado por parte del responsable o del encargado del tratamiento, con previa solicitud, respecto al uso que les ha dado a sus datos personales.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley que enmarca esta pol铆tica.
  • Revocar la autorizaci贸n y/o solicitar la supresi贸n de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios y derechos legales. Esto proceder谩 cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley.
  • Acceder en forma gratuita y sencilla para consultar los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por lo menos una vez al mes calendario.

Existen casos en los cuales no es necesaria la autorizaci贸n del tratamiento de datos por parte del titular como: informaci贸n requerida por una entidad p煤blica en pro de sus funciones legales, datos de naturaleza p煤blica, casos de urgencia m茅dica o sanitaria, tratamiento de informaci贸n autorizado por ley. De todas formas quien acceda a estos datos sin mediar autorizaci贸n previa deber谩 cumplir las disposiciones de ley.

Sobre los datos sensibles se proh铆be el tratamiento de 茅stos, excepto cuando el titular haya dado autorizaci贸n expl铆cita a dicho tratamiento o en los casos que por ley no sea requerida la autorizaci贸n.

Sobre los ni帽os y ni帽as est谩 prohibido el tratamiento de datos personales, salvo datos de naturaleza p煤blica, en el tratamiento de estos se asegurar谩 el respeto a los derechos prevalentes de los ni帽os, ni帽as y adolescentes.

Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares

Consultas de datos:

  • El canal de comunicaci贸n ser谩 mediante comunicaci贸n al correo electr贸nico informacionopen@openintl.com dirigida al 谩rea de Mercadeo.
  • Estos medios y procedimientos para cumplir los derechos sobre los datos personales del titular, estar谩n a disposici贸n del titular, sus causahabientes o sus representantes legales seg煤n lo prescribe la ley.
  • La consulta debe contener: nombre completo, documento de identidad del titular, datos de contacto como direcci贸n, correo electr贸nico y de identificaci贸n en general de quien hace las veces de solicitante (ya sea el titular o su representante legal) quien deber谩 acreditar su identidad y donde se pueda comunicar en el futuro con el fin de gestionar la respectiva respuesta.
  • Open recopilar谩 toda la informaci贸n consultada y dar谩 respuesta al interesado.
  • La consulta se atender谩 en el plazo m谩ximo de diez d铆as h谩biles a partir de recibida. En el caso de que no fuere posible atender dicha consulta dentro de este periodo, se informar谩 al solicitante el motivo por el que se encuentra en tr谩mite y la fecha en que la atender谩, la cual no podr谩 superar los cinco d铆as h谩biles siguientes a este primer per铆odo.

Reclamos sobre datos:

  • El canal de comunicaci贸n ser谩 mediante comunicaci贸n al correo electr贸nico informacionopen@openintl.com dirigida al 谩rea de Mercadeo.
  • Estos medios y procedimientos para cumplir los derechos sobre los datos personales del titular, estar谩n a disposici贸n del titular, sus causahabientes o sus representantes legales seg煤n lo prescribe la ley.
  • El reclamo debe contener: nombre completo, documento de identidad del titular, datos de contacto como direcci贸n, correo electr贸nico y de identificaci贸n en general de quien hace las veces de solicitante (ya sea el titular o su representante legal) quien deber谩 acreditar su identidad y donde se pueda comunicar en el futuro en pro de gestionar la respectiva respuesta, y una descripci贸n clara de los hechos que dan lugar al reclamo, junto con los documentos que se quieren hacer valer.
  • En caso de que el reclamo no cuente con la informaci贸n necesaria para poder proceder, se requerir谩 la informaci贸n necesaria dentro de los cinco d铆as siguientes a la recepci贸n del reclamo, si el solicitante no presenta esta informaci贸n dentro de los 2 meses siguientes a la fecha del requerimiento, se asumir谩 que el solicitante ha desistido.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no es competente para gestionarlo, lo trasladar谩 al 谩rea competente en un t茅rmino m谩ximo de dos d铆as h谩biles y le informar谩 al interesado de esto.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluir谩 una leyenda 鈥渞eclamo en tr谩mite鈥 en la base de datos y el motivo del mismo en un t茅rmino no mayor a dos d铆as h谩biles, esta leyenda se mantendr谩 hasta que el reclamo sea decidido.
  • En el caso de los reclamos, el tiempo m谩ximo de atenci贸n ser谩 de quince d铆as h谩biles contados a partir del d铆a siguiente de recibido del mismo. Cuando no fuere posible atenderlo en este tiempo, se informar谩 al interesado el motivo de la demora y la fecha en se atender谩, la cual no podr谩 superar los ocho d铆as h谩biles siguientes a este primer per铆odo.

Vigencia

La presente pol铆tica entra en vigencia o se actualiza el 02 de enero de 2014 y estar谩 vigente durante el tiempo que Open desarrolle su objeto social, en caso tal de que esta sufra cambios referentes a la identificaci贸n del responsable o a la finalidad del tratamiento de los datos, estos se comunicar谩n a los titulares de los datos personales a m谩s tardar al momento de implementarlos y si los cambios se refieren a la finalidad, se solicitar谩 nuevamente la autorizaci贸n del tratamiento.
Los datos personales permanecer谩n durante el tiempo necesario y en la medida que la finalidad del tratamiento lo justifique.