Actualmente, las compañías de servicios públicos buscan minimizar esfuerzos y costos generados por errores en sus procesos de misión crítica, tales como la medición de consumos y la facturación recurrente. La reducción de estos errores se logra mediante el uso de herramientas tecnológicas que optimicen los procesos, faciliten la ejecución de planes estratégicos y contribuyan a lograr los indicadores de gestión deseados.
Una de las problemáticas que enfrentan las empresas de servicios públicos es el impacto económico generado por fallas en los procesos de facturación (captación de lecturas y generación de valores de consumos y cobros) que conllevan a la emisión final de facturas que contienen errores; esta situación puede derivar no solo en un aumento del número de reclamaciones y de los índices de insatisfacción del cliente, sino también en pérdidas económicas, gastos en procesos administrativos complejos y/o multas representativas impuestas por los organismos reguladores de cada país.
Por tal motivo, hoy en día, las compañías de servicios públicos, buscan reducir esfuerzos y costos derivados de inconsistencias en los procesos de negocio de misión crítica como la facturación recurrente; para este fin, acuden a diversas estrategias y herramientas tecnológicas que les permitan alcanzar los porcentajes mínimos de error exigidos por los entes reguladores, o definidos por las mismas compañías, de acuerdo con sus planes estratégicos e indicadores de gestión.
Una de las principales causas de errores en la facturación es la falta de precisión y veracidad de los valores de lecturas recolectados en terreno; si no se cuenta con un esquema adecuado para la detección y corrección oportuna de estos datos errados, se presentan desviaciones significativas en el cálculo de los consumos, que a su vez se ven reflejadas en las facturas entregadas a clientes. De igual forma, factores como errores humanos en la definición de estructuras tarifarias, falta de calidad en los datos catastrales, cobros dobles o no autorizados, producto de desincronizaciones entre sistemas, no solo generan retrasos en los procesos de emisión de facturas, sino también un alto riesgo de que valores equivocados, tanto de unidades de consumo como de unidades monetarias, sean incluidos en las facturas de los usuarios.
Una de las estrategias para reducir este tipo de errores es la implementación de crítica de consumos y crítica de facturación; estos términos hacen referencia a los procesos en los cuales se realiza el análisis de anomalías resultantes de errores en el cálculo de las unidades de consumo y unidades monetarias a cobrar a los clientes. Dichos análisis permiten a las empresas de servicios públicos incrementar la eficiencia en los procesos comerciales de facturación y garantizar el aumento en la calidad de la información de los cobros al cliente.
El análisis de anomalías debe realizarse, en lo posible, durante dos etapas: la etapa del cálculo del consumo, que normalmente está sujeto a escenarios complejos, y la etapa del cálculo de los valores monetarios de la factura. Para llevar a cabo dichos procesos, la mejor opción para las empresas de servicios públicos es contar con herramientas tecnológicas que les permitan automatizar estos análisis, con el objetivo de detectar anomalías y novedades que puedan afectar la facturación, controlar la calidad de la información y reducir efectivamente los índices porcentuales de error; de esta forma, las compañías logran reducir sus costos operativos y mejorar la satisfacción del cliente.
Estas herramientas tecnológicas permiten no solo manejar grandes volúmenes de información referente a la medición de consumos, sino que además facilitan la implementación confiable y con la calidad necesaria de prácticas cada vez más comunes en los países latinoamericanos, como son la facturación electrónica y la facturación en sitio1, con el objetivo final de desarrollar estrategias de negocio que generen mayor rentabilidad.
Para poder implementar de manera efectiva estas prácticas, las compañías deben estar preparadas para que la información que se envía a los entes regulatorios y finalmente a los clientes, sea de la mayor calidad en el menor tiempo posible, de tal forma que se puedan lograr beneficios en cuanto al mejoramiento de flujos de caja, veracidad de los datos, reducción de costos administrativos, disminución de duplicidad en la información, reducción del riesgo de generar cobros elevados o inadecuados, mejoramiento en la satisfacción del cliente, entre otros.
Según informes de la empresa especializada en facturación electrónica Billentis2, en los 5 años posteriores al 2015, se espera una tasa de crecimiento sostenido del 10 al 20% en facturación electrónica; frente a estas nuevas condiciones y prácticas del mercado, las empresas de servicios públicos deben asegurar la minimización de errores en los datos generados en sus procesos críticos de negocio, a través de la tecnificación de su operación.
En este contexto de buenas prácticas, componentes regulatorios y tendencias de transformación digital para las utilities, Smartflex, como solución de gestión comercial y operativa para este tipo de empresas, proporciona modelos para la detección oportuna de anomalías y corrección de las mismas, tanto a nivel de unidades de consumo, como a nivel de novedades de facturación, garantizando una operación eficiente, rentable y de mayor calidad.
Conozca más de nuestro producto:
(1) Facturación en Sitio es un esquema en donde el mismo operario de la empresa de energía, desde un mismo dispositivo móvil, realiza la toma de lectura del medidor, valida la lectura, calcula los costos del servicio, imprime la factura y la entrega en el mismo momento y lugar de residencia del cliente.
(2) http://red.computerworld.es/actualidad/la-facturacion-electronica-un-tema-candente-a-nivel-mundial
